Términos y Condiciones

1. Quién presta el servicio y cómo se aceptan estos Términos

1.1. Prestador. CountFile es una marca de Transmure, Inc., sociedad constituida el 23 de julio de 2026 en el Estado de Delaware, Estados Unidos, con número de registro (File Number) 10710153 ante la Secretaría de Estado de Delaware, y domicilio registrado en 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Condado de New Castle, Delaware 19713, Estados Unidos. En estos Términos, "CountFile", "nosotros" o "la Compañía" se refieren a Transmure, Inc.

1.2. Contacto. Correo: [email protected]. Sitio: countfile.com. Aplicación: app.countfile.com.

1.3. Qué regulan. Estos Términos y Condiciones (los "Términos") regulan el acceso y uso del sitio countfile.com, la aplicación app.countfile.com, sus versiones móviles y todos los servicios de CountFile (el "Servicio").

1.4. Aceptación. Para crear una cuenta debes marcar la casilla en la que declaras haber leído y aceptado estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos. Esa casilla nunca viene marcada por defecto. Si no estás de acuerdo, no debes crear la cuenta ni usar el Servicio.

1.5. Registro de la aceptación. Guardamos la fecha, hora, dirección IP y versión de los Términos que aceptaste, como constancia de la celebración del contrato por medios electrónicos conforme a la Ley 527 de 1999.

1.6. Documentos que forman parte de estos Términos. Hacen parte integral de estos Términos:

• La Política de Tratamiento de Datos Personales (countfile.com/privacidad).
• El Acuerdo de Transmisión de Datos Personales (countfile.com/transmision-datos) y la lista de subencargados del tratamiento (countfile.com/subencargados).
• Para contadores y firmas contables, los Términos del Programa de Contadores y Firmas (countfile.com/terminos-contadores).

Si hay contradicción entre estos documentos en materia de datos personales, prevalece la Política de Tratamiento de Datos.

2. Definiciones

• Empresa o Cliente: la persona natural o jurídica que crea una cuenta de empresa en CountFile y contrata un plan.
• Usuario: toda persona que accede al Servicio con credenciales propias: el Dueño, los administradores, los colaboradores y el Contador vinculado.
• Dueño: el Usuario que creó la cuenta de la Empresa o a quien esta le asignó ese rol. Tiene control total de la cuenta.
• Contador vinculado: el contador público o firma contable que la Empresa aceptó como su contador dentro de CountFile.
• Información de la Empresa: todos los datos, documentos, registros contables, tributarios, de nómina y bancarios que la Empresa o sus Usuarios cargan o generan en el Servicio.
• Plan: la modalidad de suscripción contratada (Standard, Advance, Pro o Enterprise), que define cuántos Movimientos incluye al mes.
• Movimiento: cada operación que entra a los libros contables de la Empresa y queda en estado definitivo. Se cuenta una sola vez. Son Movimientos: una venta; una compra o un gasto; una nota crédito o débito; la nómina del mes (cuenta como uno al mes, aunque se liquide por quincenas y sin importar el número de empleados); un pago de impuestos; la depreciación del mes; un asiento contable manual; y una baja o venta de un activo.
• No son Movimientos: los cobros y pagos; los pagos de nómina o planilla; los movimientos bancarios y la conciliación; los asientos automáticos (costo de ventas, 4x1000, provisiones y cierre); los duplicados o descartados; las correcciones; y la creación de terceros, productos o cotizaciones.
• Movimiento adicional: cada Movimiento que supera los incluidos en el Plan en un periodo de facturación de treinta (30) días.
• Aprobar: la acción del Usuario que pasa un registro de borrador a los libros contables definitivos.
• Proveedor tecnológico: la empresa habilitada por la DIAN para transmitir documentos electrónicos, que en CountFile es LOPEZSOFT S.A.S. (Matias API), NIT 901.091.403-2.
• IA: las funciones de inteligencia artificial del Servicio, descritas en la sección 5.

3. Capacidad, registro, cuentas, equipo y roles

3.1. Capacidad. Para usar el Servicio debes ser mayor de 18 años y tener capacidad legal para contratar. Si actúas en nombre de una empresa, declaras que tienes facultades para obligarla, y la empresa queda obligada por estos Términos.

3.2. Información veraz. Debes dar información verdadera, completa y actualizada al registrarte y mantenerla al día. La Empresa responde por la exactitud de su razón social, NIT, RUT y datos tributarios.

3.3. Credenciales y doble factor. Cada Usuario tiene credenciales personales e intransferibles. La verificación en dos pasos (2FA) es obligatoria para todos los Usuarios: sin activarla no se puede usar la aplicación. Debes mantener tu contraseña en reserva y avisarnos de inmediato a [email protected] si sospechas un acceso no autorizado. Tras cinco intentos fallidos de inicio de sesión, bloqueamos temporalmente el acceso por seguridad.

3.4. Roles. La cuenta de una Empresa admite estos roles:

3.5. Responsabilidad por los Usuarios invitados. La Empresa, a través de su Dueño, decide a quién invita y qué permisos le da. La Empresa responde frente a CountFile y frente a terceros por los actos de todos los Usuarios que invite, incluido su Contador vinculado, como si fueran propios.

3.6. Una cuenta por empresa. Cada cuenta de Empresa corresponde a un solo NIT. Para llevar varias empresas debes crear una cuenta por cada una.

4. El Servicio: qué es y qué no es

4.1. Qué es. CountFile es un software contable en la nube, prestado bajo la modalidad de software como servicio (SaaS). Todos los Planes incluyen todos los módulos:

4.2. CountFile es una herramienta, no un contador. CountFile procesa, calcula y organiza la información que registra la Empresa. CountFile no presta servicios de contaduría pública, revisoría fiscal, asesoría tributaria, contable, laboral ni legal, y no reemplaza a un contador público. Los cálculos, sugerencias, alertas y reportes del Servicio son herramientas de apoyo. La Empresa y su contador deciden qué aprueban, qué declaran y qué pagan, y responden por ello.

4.3. Indicadores informativos. Los valores de Mi Negocio (utilidad, valor sugerido para impuestos, runway), las fechas y tarifas del calendario tributario y las alertas son estimaciones informativas basadas en la información registrada. No son una liquidación oficial de impuestos ni una recomendación financiera. Las fechas y tarifas vigentes son las que publiquen la DIAN y las autoridades municipales.

4.4. Aprobación definitiva. Cuando un Usuario aprueba un registro en el módulo de Contabilidad, este pasa a los libros definitivos y no se puede deshacer desde la aplicación. Los errores se corrigen como en cualquier contabilidad: con asientos de ajuste, notas crédito o débito, o documentos que la norma permita. El Servicio muestra un aviso antes de cada aprobación.

4.5. Migración Turbo. La Migración Turbo reemplaza todos los datos existentes del tipo que se carga y se ejecuta completa o no se ejecuta. Antes de ejecutarla, el Servicio pide confirmación expresa y ofrece exportar los datos actuales. La Empresa responde por el contenido del archivo que carga.

4.6. Licencia. Mientras tu Plan esté vigente, te otorgamos una licencia de uso no exclusiva, intransferible, no sublicenciable, revocable y limitada al tiempo de la suscripción, para usar el Servicio en la nube conforme a estos Términos. No adquieres ningún derecho de propiedad sobre el software.

4.7. Evolución del Servicio. Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones. Si retiramos una función esencial que hace parte de tu Plan, te avisaremos con 30 días de anticipación y podrás cancelar con el reembolso de la sección 9.5.

5. Inteligencia artificial

5.1. Dónde se usa. CountFile usa IA para: (a) leer facturas, RUT y extractos bancarios y proponer el registro contable; (b) clasificar gastos y sugerir cuentas del PUC; (c) leer el 4x1000 de los extractos; y (d) responder preguntas en el asistente "Pregúntale a CountFile".

5.2. La IA puede equivocarse. La IA puede leer mal un valor, un NIT, una fecha o una tarifa, clasificar mal un gasto o dar una respuesta inexacta. Por eso:

• Todo lo que la IA lee o propone queda como borrador hasta que un Usuario lo revisa y lo confirma.
• Nada se aprueba en la contabilidad, se emite a la DIAN ni se paga de forma automática.
• Cada registro creado con IA muestra el documento de origen para que puedas verificarlo.

5.3. Tu deber de revisión. Antes de confirmar, aprobar o emitir cualquier registro, el Usuario debe verificar que coincida con el documento de origen y con la norma aplicable. Al confirmarlo, el Usuario asume ese registro como propio.

5.4. El asistente. "Pregúntale a CountFile" responde con base en la información registrada en la cuenta de la Empresa. Sus respuestas son informativas, pueden contener errores y no constituyen asesoría tributaria, contable, laboral ni legal. El uso del asistente es ilimitado en todos los Planes. Solo para proteger el Servicio contra usos automatizados o abusivos, aplicamos un límite técnico de veinte (20) mensajes por minuto por Empresa.

5.5. Proveedor de IA. Las funciones de IA se prestan con modelos de Anthropic, PBC, en Estados Unidos. Solo enviamos al proveedor la información necesaria para cada tarea. Conforme a los términos comerciales de ese proveedor, la información enviada a través de su servicio no se usa para entrenar sus modelos. El tratamiento de esta información se rige por la sección 12 y la Política de Tratamiento de Datos.

6. Facturación y nómina electrónica DIAN

6.1. Quién es quién. Ante la DIAN, la Empresa es el facturador electrónico y el emisor de su nómina electrónica. CountFile no es proveedor tecnológico habilitado por la DIAN. La transmisión de documentos electrónicos se hace mediante LOPEZSOFT S.A.S. (Matias API), NIT 901.091.403-2, proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.

6.2. Responsabilidades de la Empresa. La Empresa es responsable de:

• Su habilitación como facturador electrónico ante la DIAN y el registro del software a su nombre.
• Obtener y mantener vigente su resolución de numeración de facturación.
• Adquirir y renovar su propio certificado de firma digital con una entidad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), que lo cobra directamente (costo aproximado de referencia: $104.000 COP por año por NIT).
• La veracidad de los datos de cada documento: adquirente, valores, impuestos, retenciones y descripción.
• Los eventos de la factura (acuse, recibo, aceptación o rechazo) que le correspondan.

6.3. Nada se emite automáticamente. Ninguna factura, nota, documento soporte o nómina electrónica se transmite a la DIAN sin que un Usuario autorizado lo ordene expresamente.

6.4. Fallas de la DIAN o del Proveedor tecnológico. CountFile no responde por interrupciones, rechazos o demoras causados por la DIAN o por el Proveedor tecnológico. Cuando ocurran, la Empresa debe aplicar los procedimientos de contingencia que establezca la DIAN en la norma vigente de facturación electrónica. CountFile informará las fallas que conozca a través de la aplicación o por correo.

6.5. Certificado de firma. Si la Empresa carga su certificado de firma digital en CountFile, lo guardamos cifrado y lo usamos solo para firmar los documentos que la Empresa ordene emitir. La Empresa debe avisarnos de inmediato si su certificado se revoca o se ve comprometido.

6.6. Ilimitado. La emisión de facturación electrónica, nómina electrónica y documento soporte es ilimitada en todos los Planes y no consume Movimientos por el hecho de transmitirse; el Movimiento se cuenta por la operación contable que registra (sección 2).

7. Contador vinculado

7.1. Vinculación por aceptación. Un contador solo accede a la cuenta de una Empresa cuando ambas partes aceptan la invitación. Un enlace de referido no da acceso a los libros de nadie.

7.2. Un contador por Empresa. Cada Empresa puede tener un solo Contador vinculado a la vez.

7.3. Qué puede y qué no puede hacer. El Contador vinculado puede ver y trabajar en la contabilidad de la Empresa. No puede gestionar Usuarios ni roles, cambiar el Plan ni los pagos, ni conectar o desconectar buzones de correo.

7.4. La Empresa puede retirarlo cuando quiera. El Dueño puede quitar el acceso del Contador vinculado en cualquier momento, sin justificación. Retirarlo no borra ningún dato: la Información de la Empresa es de la Empresa.

7.5. Relación independiente. La relación profesional entre la Empresa y su contador es independiente de CountFile. CountFile no es parte de ese contrato, no supervisa el trabajo del contador y no responde por sus actos u omisiones profesionales.

7.6. Programa para contadores. CountFile tiene un programa para contadores y firmas contables. Si tu contador te refirió a CountFile, podemos pagarle una comisión de hasta el diez por ciento (10%) de lo que pagas por tu Plan. Esa comisión sale de lo que recibe CountFile: no aumenta tu precio y nunca se calcula sobre los Movimientos adicionales. Las firmas contables también pueden adquirir cuentas para sus clientes con condiciones especiales; esas cuentas no generan comisión para ningún contador. Las reglas completas del programa están en los Términos del Programa de Contadores y Firmas (countfile.com/terminos-contadores). Si quieres saber si esto aplica a tu cuenta, escríbenos a [email protected].

7.7. Cuentas adquiridas por una firma. Si tu cuenta fue adquirida por tu firma contable, la relación de precio y pago es entre tú y tu firma. Aun así, la Información de la Empresa sigue siendo tuya. Si la firma deja de pagar o se desvincula, te avisaremos y podrás conservar tu cuenta contratando tu propio Plan o mantenerla en solo lectura según la sección 11.

8. Planes, precios y pagos

8.1. Planes. Todos los Planes incluyen todos los módulos. Solo cambia cuántos Movimientos incluyen al mes:

La facturación electrónica, la nómina electrónica y el asistente de IA son ilimitados en todos los Planes.

8.2. Moneda. Los precios se fijan y se cobran en dólares de los Estados Unidos (USD), con el medio de pago que registres. Para tu referencia, en el sitio y en la aplicación mostramos un valor aproximado en pesos colombianos calculado con la Tasa Representativa del Mercado (TRM) del día; el valor cobrado es el que aparece en dólares en tu factura. Si tu medio de pago está en pesos, la conversión la hace tu banco o emisor, que puede cobrar comisiones propias que no dependen de CountFile.

8.3. IVA. El Servicio corresponde a computación en la nube y está excluido del impuesto sobre las ventas (IVA), conforme al artículo 476 del Estatuto Tributario. Si una ley futura lo gravara, te avisaremos con 30 días de anticipación y podrás cancelar sin penalidad.

8.4. Prueba gratis. Puedes probar el Servicio durante catorce (14) días, sin registrar tarjeta, con las condiciones del Plan Standard: hasta cien (100) Movimientos. Durante la prueba no se emiten documentos electrónicos (factura, notas, documento soporte ni nómina electrónica); se activan al contratar un Plan. La prueba termina al cumplirse los 14 días o al usar los 100 Movimientos, lo que ocurra primero. No hay cobro automático al terminar la prueba. Si al final de la prueba no eliges un Plan, tu cuenta queda en modo de solo lectura: puedes ver y exportar toda tu información, y no se borra nada.

8.5. Pago y renovación. El pago es anticipado y se procesa con Stripe, Inc. Al contratar un Plan, autorizas el cobro recurrente al medio de pago que registres como principal, en la periodicidad elegida (mensual o anual), hasta que canceles. Solo cobramos al medio de pago principal; nunca a otros medios registrados sin tu autorización.

8.6. Movimientos adicionales. Tu cuenta nunca se bloquea por superar los Movimientos de tu Plan. Te avisamos dentro de la aplicación y por correo al Dueño cuando llegues al 80% y al 100% de tus Movimientos del periodo. El Plan se paga por anticipado; los Movimientos adicionales se cobran por periodo vencido, en la misma factura con la que se renueva tu Plan para el periodo siguiente (en el Plan anual, ver la sección 8.9). Cada Movimiento adicional se cobra al valor de la tabla de la sección 8.1, con esta regla a tu favor: te cobramos como si estuvieras en el Plan que más te convenga. Al cerrar cada periodo calculamos cuánto te habría costado ese consumo en tu Plan y en cada uno de los Planes superiores (su precio más sus propios Movimientos adicionales) y te cobramos el valor menor. En consecuencia:

• Mientras no superes los Movimientos incluidos en el Plan siguiente, lo que pagas en el periodo (tu Plan más los adicionales) nunca supera el precio de ese Plan siguiente.
• Si superas también los Movimientos del Plan siguiente, pagas lo que pagaría una empresa en ese Plan con el mismo consumo, y así sucesivamente hasta el Plan Pro, cuyos adicionales no tienen tope.
• En el Plan anual, la comparación se hace con el precio anual de cada Plan dividido entre doce (12).
• Esta regla solo determina cuánto se cobra: nunca cambia tu Plan (sección 8.7). Cuando te convenga subir de Plan, te lo sugeriremos dentro de la aplicación.

Ejemplos con precios de referencia mensuales: una Empresa en Standard que registra 200 Movimientos paga US$99,99 (el precio de Advance), no US$119,99; si registra 350, paga US$114,99 (Advance más 50 adicionales a US$0,30); y si registra 1.000, paga US$129,99 (el precio de Pro).

8.7. Nunca cambiamos tu Plan sin tu solicitud. Solo cambias de Plan cuando tú lo pides.

8.8. Cambios de Plan. Puedes cambiar de Plan desde la aplicación; el cambio se hace sobre tu misma suscripción.

• Si subes de Plan (o pasas de mensual a anual), el cambio aplica de inmediato y tu nuevo periodo empieza ese día, con todos los Movimientos del nuevo Plan. Ese día se cobra, en una sola factura: el precio del nuevo Plan, menos un crédito proporcional por los días no usados de tu Plan anterior, más los Movimientos adicionales que hayas registrado hasta ese momento, calculados con la regla de la sección 8.6. Si el pago no se completa, el cambio no se aplica.
• Si bajas de Plan (o pasas de anual a mensual), conservas tu Plan actual hasta el final del periodo que ya pagaste, y el nuevo Plan aplica desde la siguiente renovación. Puedes deshacer el cambio antes de esa fecha.

8.9. Plan anual. En el Plan anual pagas por anticipado el equivalente a 10 meses y usas 12. Los Movimientos se asignan por periodos de treinta (30) días y los no usados no se acumulan al siguiente. Los Movimientos adicionales de cada periodo de treinta (30) días se cobran al terminar ese periodo, en una factura independiente, con la regla de la sección 8.6 calculada con el precio anual de cada Plan dividido entre doce (12).

8.10. Pago fallido. Si un cobro falla, te avisaremos y nuestro procesador de pagos reintentará el cobro durante los días siguientes. Mientras el pago esté pendiente, la cuenta puede pasar a modo de solo lectura: puedes ver y exportar todo, pero no registrar nuevos datos. Puedes pagar en cualquier momento desde Configuración > Plan y precios, y al pagar la cuenta se reactiva de inmediato. No borramos información por falta de pago, salvo lo previsto en la sección 11.4.

8.11. Cambios de precio. Si cambiamos los precios de referencia, te avisaremos con al menos 30 días de anticipación. El cambio nunca afecta un periodo ya pagado. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de la renovación sin penalidad. Tu silencio no se entenderá como aceptación: si no cancelas, el nuevo precio aplica desde la siguiente renovación porque así lo informamos con anticipación.

8.12. Facturas de CountFile. Por cada cobro, Transmure, Inc. te enviará un comprobante a tu correo.

9. Retracto, cancelación, reembolsos y reversión de pagos

9.1. Sin permanencia. No hay cláusula de permanencia mínima. Puedes cancelar en cualquier momento.

9.2. Derecho de retracto. Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, puedes retractarte de tu primera contratación de un Plan dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer pago. Para hacerlo, escribe a [email protected] desde el correo del Dueño con el asunto "Retracto". Te devolveremos el 100% de lo pagado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, al mismo medio de pago. El retracto aplica a la primera contratación, sea mensual o anual, y no a las renovaciones.

9.3. Cómo cancelar. El Dueño puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde la aplicación, en Configuración > Plan y precios > Cancelar suscripción, sin necesidad de escribir a soporte ni de justificar la decisión. También puede hacerlo escribiendo a [email protected] desde el correo del Dueño. Te enviaremos una confirmación por correo con la fecha en que termina tu acceso.

9.4. Efectos de la cancelación.

• Plan mensual: la cancelación evita el siguiente cobro. Conservas el acceso completo hasta el final del periodo pagado. No hay reembolso del periodo en curso.
• Plan anual: después del plazo de retracto, si cancelas te reembolsamos el valor proporcional de los meses completos no iniciados, calculado sobre el valor que pagaste. El mes en curso no se reembolsa. El reembolso se hace dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, al mismo medio de pago.
• En ambos casos: al terminar el periodo, la cuenta pasa a solo lectura y aplica la sección 11.

9.5. Otros reembolsos. También te devolvemos el dinero cuando:

• Hubo un cobro duplicado o un cobro que no correspondía.
• Retiramos una función esencial de tu Plan (sección 4.7) y decides cancelar: devolución proporcional del periodo no usado.
• El Servicio estuvo indisponible por causas atribuibles a CountFile por más de setenta y dos (72) horas continuas en un mes: devolución proporcional de los días afectados, si la solicitas dentro de los 30 días siguientes.

9.6. Aviso de renovación anual. Te avisaremos por correo al menos quince (15) días antes de la renovación de un Plan anual, con el valor de la renovación y el enlace para cancelar.

9.7. Reversión del pago. Conforme al artículo 51 de la Ley 1480 de 2011, si pagaste con tarjeta de crédito, débito u otro medio electrónico, puedes solicitar la reversión del pago cuando fuiste objeto de fraude, la operación no fue solicitada o el servicio no corresponde a lo contratado. Debes presentar la queja ante CountFile ([email protected]) dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuviste noticia de la operación, y notificar al emisor de tu medio de pago. CountFile no limita el número de solicitudes de reversión que puedes presentar.

10. Obligaciones del usuario y uso aceptable

10.1. Obligaciones de la Empresa y sus Usuarios. Al usar el Servicio te obligas a:

• Registrar información veraz, completa y soportada en documentos reales.
• Revisar todo registro antes de confirmarlo, aprobarlo o emitirlo (secciones 4.4 y 5.3).
• Cumplir tus obligaciones contables, tributarias, laborales y de seguridad social. CountFile te ayuda a calcularlas, pero declararlas y pagarlas es tu responsabilidad.
• Conservar tus libros, soportes y documentos electrónicos durante los plazos que exige la ley (sección 11.5).
• Tener la autorización de los titulares cuyos datos personales cargues en el Servicio (empleados, clientes, proveedores), según la sección 12.
• Mantener la confidencialidad de tus credenciales y activar la verificación en dos pasos.

10.2. Usos prohibidos. Está prohibido usar el Servicio para:

• Evadir impuestos, ocultar ingresos, simular operaciones o llevar contabilidades paralelas.
• Emitir facturas o documentos electrónicos a nombre de otra persona o empresa sin su autorización, o con información falsa.
• Lavar activos, financiar el terrorismo o cualquier otra actividad ilícita.
• Acceder o intentar acceder a cuentas, datos o sistemas que no te corresponden.
• Probar, escanear o atacar la seguridad del Servicio, salvo autorización escrita de CountFile.
• Aplicar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente del software.
• Revender, sublicenciar o ceder el acceso al Servicio, salvo a través del Programa de Contadores y Firmas.
• Cargar programas maliciosos o contenido que viole derechos de terceros.
• Usar el asistente de IA o la lectura de documentos de forma automatizada o masiva para fines distintos a la contabilidad de la Empresa.

10.3. Declaración de origen de fondos. Declaras que tus recursos y los de la Empresa provienen de actividades lícitas y que ni tú ni la Empresa están incluidos en listas restrictivas de lavado de activos o financiación del terrorismo, nacionales o internacionales.

10.4. Consecuencias. Si incumples esta sección, podemos suspender o terminar la cuenta según la sección 15.

11. Tu información: propiedad, exportación y conservación

11.1. La información es tuya. La Información de la Empresa pertenece a la Empresa. CountFile no adquiere ningún derecho de propiedad sobre ella y solo la usa para prestar el Servicio, según la sección 12. No vendemos la Información de la Empresa ni la usamos para publicidad propia o de terceros.

11.2. Datos agregados y anónimos. Podemos generar estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso del Servicio (por ejemplo, cuántos Movimientos se registran en promedio) para mejorarlo. Esas estadísticas nunca identifican a una Empresa ni a una persona.

11.3. Exportación. En cualquier momento, incluso con la cuenta en solo lectura, el Dueño (y los Usuarios con permiso de exportación) puede descargar su información en formatos estándar:

11.4. Qué pasa con tu información al terminar.

• Fin de la prueba sin Plan, pago fallido o cancelación: la cuenta pasa a solo lectura. Puedes ver y exportar todo.
• Conservación en solo lectura: mantenemos la información disponible en solo lectura durante doce (12) meses contados desde que la cuenta deja de tener un Plan activo.
• Aviso antes de borrar: treinta (30) días antes de que termine ese plazo, te avisaremos por correo al Dueño. Si contratas un Plan antes de esa fecha, la cuenta se reactiva con toda su información.
• Eliminación: vencido el plazo, eliminamos la Información de la Empresa de los sistemas activos. Las copias de respaldo cifradas se eliminan en el ciclo normal de respaldos, que es de treinta (30) días.
• Supresión anticipada: el Dueño puede pedir la eliminación definitiva antes del plazo escribiendo a [email protected]. Te pediremos confirmar por escrito, porque la eliminación es irreversible.

11.5. Tu obligación legal de conservación. La ley colombiana obliga a los comerciantes a conservar sus libros y papeles, incluidos los documentos electrónicos, durante el tiempo que exigen el Código de Comercio, el Estatuto Tributario y la Ley 962 de 2005 (en general, diez años). Esa obligación es de la Empresa. CountFile la facilita con las exportaciones de la sección 11.3, pero no reemplaza el archivo que la Empresa debe conservar. Te recomendamos descargar tus libros y documentos electrónicos al cierre de cada periodo y antes de cancelar.

11.6. Cuentas en cupo de una firma. Si tu cuenta fue adquirida por tu firma contable y esa firma deja de pagar o se desvincula, la cuenta no se borra: pasa a solo lectura y aplica esta sección 11.

12. Datos personales

12.1. Dos papeles distintos. CountFile trata dos tipos de datos personales y cumple un papel distinto en cada uno, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

12.2. La Empresa es responsable de los datos que carga. Frente a sus empleados, clientes, proveedores y demás terceros, la Empresa es la responsable del tratamiento. La Empresa garantiza que:

• Cuenta con la autorización de esos titulares, o con otra base legal, para tratar sus datos y para que un encargado ubicado en el exterior los procese por su cuenta.
• Ha informado a esos titulares de las finalidades del tratamiento.
• Atenderá las consultas y reclamos de esos titulares. CountFile le prestará apoyo técnico para hacerlo.

12.3. Lo que CountFile hace como encargado. CountFile trata los datos que carga la Empresa solo para prestar el Servicio, siguiendo sus instrucciones, con las medidas de seguridad de la sección 13, y nunca para fines propios. Las condiciones completas están en el Acuerdo de Transmisión de Datos, que hace parte de estos Términos.

12.4. Datos sensibles. Las novedades de nómina pueden incluir datos de salud (incapacidades, licencias) y de afiliación sindical, que la ley considera sensibles. La Empresa solo debe cargar los datos sensibles estrictamente necesarios para la liquidación de nómina y la seguridad social.

12.5. Procesamiento en Estados Unidos. El Servicio se presta desde servidores ubicados en Estados Unidos y con proveedores que se listan en countfile.com/subencargados. Al usar el Servicio, la Empresa entiende y acepta que la información se procesará en ese país.

12.6. Buzones de correo. Si conectas un buzón de Gmail u Outlook, CountFile accede a él con los permisos que autorices, solo para identificar y leer facturas y documentos electrónicos recibidos. No lee, guarda ni usa otros correos con ningún otro fin. Puedes desconectar el buzón en cualquier momento desde Configuración > Correos y buzones. El detalle está en la Política de Tratamiento de Datos.

12.7. Incidentes de seguridad. Si ocurre un incidente que comprometa la Información de la Empresa, te avisaremos sin demora injustificada y, en todo caso, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, para que la Empresa pueda reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

13. Seguridad y disponibilidad

13.1. Medidas de seguridad. CountFile aplica, entre otras, estas medidas:

• Verificación en dos pasos (2FA) obligatoria para todos los Usuarios.
• Contraseñas almacenadas con cifrado de una vía (bcrypt) y bloqueo tras cinco intentos fallidos.
• Credenciales de acceso a buzones de correo cifradas (AES-256-GCM).
• Aislamiento de la información de cada Empresa, verificado con pruebas automatizadas.
• Conexiones cifradas (TLS), cortafuegos y protección contra ataques de denegación de servicio.
• Respaldos diarios cifrados (AES-256), almacenados fuera del servidor principal y conservados durante treinta (30) días.
• Pruebas de seguridad periódicas y corrección de las vulnerabilidades encontradas.

Podemos mejorar o reemplazar estas medidas por otras de nivel igual o superior.

13.2. Ningún sistema es infalible. Aunque aplicamos medidas razonables y acordes con la naturaleza de la información, ningún sistema conectado a internet es completamente invulnerable. CountFile responde por los incidentes causados por no haber aplicado las medidas de seguridad debidas. No responde por los causados por actos del Usuario (por ejemplo, compartir sus credenciales) o por hechos de terceros imposibles de prever o resistir con medidas razonables.

13.3. Disponibilidad. Procuramos que el Servicio esté disponible las 24 horas, con un objetivo de disponibilidad mensual del 99%. El Servicio puede interrumpirse por mantenimiento programado, que procuraremos hacer en horarios de baja actividad y avisar con al menos 24 horas de anticipación, o por fallas de proveedores, de internet o de la DIAN. Las indisponibilidades prolongadas atribuibles a CountFile dan lugar al reembolso de la sección 9.5.

13.4. Responsabilidad del Usuario. Cada Usuario debe usar dispositivos y conexiones seguras, mantener su sistema actualizado y no compartir sus credenciales.

14. Propiedad intelectual

14.1. De CountFile. El software, el código fuente, las bases de datos propias, el diseño, las interfaces, los cursos de la Academia, los textos, la marca CountFile, sus logotipos y demás signos distintivos son de Transmure, Inc. o de sus licenciantes, y están protegidos por las normas de derecho de autor (Ley 23 de 1982 y Decisión Andina 351 de 1993) y de propiedad industrial (Decisión Andina 486 de 2000). Estos Términos no te transfieren ninguno de esos derechos, salvo la licencia de uso de la sección 4.6.

14.2. Tu información. La Información de la Empresa es tuya (sección 11.1). Nos otorgas una licencia limitada, no exclusiva y gratuita para alojarla, procesarla, copiarla en respaldos y transmitirla, solo en la medida necesaria para prestarte el Servicio y mientras dure el contrato y el periodo de conservación de la sección 11.4.

14.3. Uso de tu marca. Solo usaremos el nombre o el logotipo de tu Empresa en materiales comerciales de CountFile (por ejemplo, casos de éxito o listas de clientes) si nos das tu autorización expresa y por escrito. Puedes revocar esa autorización en cualquier momento escribiendo a [email protected]; retiraremos tu marca de nuestros canales digitales dentro de los treinta (30) días siguientes.

14.4. Sugerencias. Si nos envías ideas o sugerencias para mejorar el Servicio, podemos usarlas libremente, sin obligación de pago, y sin usar ninguna Información de la Empresa.

15. Suspensión y terminación

15.1. Suspensión inmediata. Podemos suspender de inmediato el acceso de un Usuario o de una cuenta, total o parcialmente, cuando sea necesario para proteger el Servicio, a otros usuarios o a terceros, en estos casos:

• Indicios serios de acceso no autorizado, suplantación o uso de la cuenta por un tercero.
• Uso del Servicio para alguna de las conductas prohibidas de la sección 10.2.
• Orden de una autoridad competente.

Te informaremos la razón de la suspensión, salvo que la ley o una autoridad lo impidan, y te daremos oportunidad de explicar o corregir la situación.

15.2. Terminación por incumplimiento. Si incumples estos Términos y no corriges el incumplimiento dentro de los quince (15) días calendario siguientes a nuestro aviso por correo, podemos terminar el contrato. Si el incumplimiento es grave (fraude, actividad ilícita, ataques al Servicio), podemos terminarlo de inmediato.

15.3. Efectos. Aun si terminamos el contrato por incumplimiento, la Empresa podrá exportar su información durante treinta (30) días en modo de solo lectura, salvo que una autoridad ordene lo contrario. Después aplica la sección 11.4. Si terminamos por incumplimiento, no hay reembolso del periodo en curso.

15.4. Terminación por parte de CountFile sin incumplimiento. Si decidimos dejar de prestar el Servicio, te avisaremos con al menos noventa (90) días de anticipación, te reembolsaremos el valor proporcional de los periodos pagados y no usados, y mantendremos la exportación disponible durante ese plazo.

15.5. Terminación por parte de la Empresa. La Empresa puede terminar en cualquier momento cancelando la suscripción (sección 9.3).

16. Responsabilidad, indemnidad y fuerza mayor

16.1. De qué responde CountFile. CountFile responde por prestar el Servicio conforme a estos Términos y por los daños que cause por su culpa, incluidos los errores de cálculo del software que no se deban a la información registrada por el Usuario ni a su configuración. Si detectamos un error del software que afecte cálculos, te avisaremos y lo corregiremos sin costo.

16.2. De qué no responde CountFile. Dado que CountFile es una herramienta (sección 4.2) y que todo registro requiere revisión y aprobación humana (secciones 4.4 y 5), CountFile no responde por:

• Errores en la información que registra, carga, confirma o aprueba la Empresa o sus Usuarios, incluidos los registros creados con IA que un Usuario confirmó sin revisar.
• La configuración que elija la Empresa (PUC, método de valoración de inventario, tarifas, responsabilidades tributarias).
• Las decisiones contables, tributarias, laborales o financieras de la Empresa y de su contador, ni las sanciones, intereses o requerimientos que de ellas se deriven.
• Los actos u omisiones profesionales del Contador vinculado.
• Interrupciones, rechazos o fallas de la DIAN, del Proveedor tecnológico, de entidades bancarias, de proveedores de internet o de los proveedores de correo de la Empresa.
• Los daños causados por el uso indebido de credenciales por parte de los Usuarios.

16.3. Lo que nunca se limita. Nada en estos Términos limita la responsabilidad de CountFile por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables que la Ley 1480 de 2011 y la Ley 1581 de 2012 reconocen a consumidores y titulares de datos. Cualquier cláusula de estos Términos que contradiga esas normas se tendrá por no escrita, y el resto seguirá vigente.

16.4. Indemnidad. La Empresa mantendrá indemne a CountFile frente a reclamaciones de terceros (incluidas autoridades, empleados, clientes, proveedores o deudores de la Empresa) que se originen en: la información que la Empresa cargó sin autorización de sus titulares; o el uso del Servicio para alguna conducta prohibida de la sección 10.2.

16.5. Fuerza mayor y caso fortuito. Ninguna de las partes responde por el incumplimiento causado por hechos imprevisibles e irresistibles ajenos a su control, conforme al artículo 64 del Código Civil. La parte afectada avisará a la otra tan pronto como pueda y hará esfuerzos razonables para reanudar el cumplimiento. Si la fuerza mayor impide prestar el Servicio por más de treinta (30) días continuos, la Empresa podrá cancelar con reembolso proporcional del periodo no usado.

17. Comunicaciones y Ley 2300 de 2023

17.1. Mensajes del Servicio. Te enviaremos por correo y dentro de la aplicación los mensajes necesarios para prestar el Servicio: confirmaciones, alertas de seguridad, avisos de Movimientos, cobros, renovaciones, cambios en estos Términos y vencimientos tributarios. Estos mensajes no se pueden desactivar mientras tengas una cuenta, porque son parte del contrato.

17.2. Mensajes comerciales. Solo te enviaremos novedades, consejos y ofertas si lo autorizaste en la casilla opcional del registro o en Configuración. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento con el enlace "Dejar de recibir" de cada correo o en Configuración > Notificaciones.

17.3. Canales y horarios de contacto de CountFile. Conforme a la Ley 2300 de 2023, CountFile te contactará con fines comerciales o de cobro solo por correo electrónico y notificaciones de la aplicación, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos. Puedes pedirnos que no usemos un canal o que cambiemos el horario escribiendo a [email protected]. Se exceptúan los avisos de seguridad, de operaciones que tú solicitaste y de transacciones inusuales.

17.4. Notificaciones legales. Las notificaciones relacionadas con este contrato se harán al correo del Dueño registrado en la cuenta. Es responsabilidad de la Empresa mantenerlo actualizado. Tú puedes notificarnos a [email protected].

18. Academia CountFile

18.1. Qué es. La Academia ofrece cursos en video sobre el uso de CountFile y temas relacionados, incluidos en todos los Planes y en el portal de contadores.

18.2. El certificado no es un título. Al terminar un curso, el Usuario recibe un certificado CountFile con un código único. Ese certificado acredita únicamente que completó el curso en la plataforma. No es un título académico, no es educación formal ni educación para el trabajo y el desarrollo humano, y no está avalado por el Ministerio de Educación Nacional, la Junta Central de Contadores ni ninguna otra autoridad. No habilita para ejercer ninguna profesión.

18.3. Verificación. Cualquier persona puede pedirnos verificar la autenticidad de un certificado escribiendo a [email protected] con su código. Podemos anular un certificado obtenido de forma fraudulenta.

18.4. Contenido informativo. Los cursos tienen fines formativos y pueden quedar desactualizados frente a cambios normativos. No constituyen asesoría tributaria, contable ni legal.

18.5. Uso del contenido. Los cursos son de CountFile (sección 14.1). Puedes verlos para tu formación personal, pero no copiarlos, descargarlos, redistribuirlos ni usarlos con fines comerciales.

19. Cambios, ley aplicable, quejas y versiones

19.1. Cambios a estos Términos. Podemos modificar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio o en la ley. Si el cambio es sustancial (precio, derechos, responsabilidades, tratamiento de datos), te avisaremos por correo y dentro de la aplicación con al menos treinta (30) días de anticipación, y te pediremos aceptar la nueva versión. Si no la aceptas, puedes cancelar antes de que entre en vigor con el reembolso proporcional de la sección 9.4. Los cambios menores (redacción, datos de contacto) se publican con su fecha de versión.

19.2. Cesión. No puedes ceder este contrato sin nuestra autorización. Nosotros podemos cederlo a una sociedad que adquiera o continúe el Servicio, avisándote con treinta (30) días de anticipación; si no estás de acuerdo, puedes cancelar con reembolso proporcional.

19.3. Ley aplicable. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (comercio electrónico) y la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales).

19.4. Solución de controversias. Ante cualquier inconformidad, te invitamos primero a escribirnos para resolverla directamente. Esto no limita tu derecho a acudir en cualquier momento a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces de la República de Colombia. No te exigimos arbitraje ni que litigues fuera de Colombia.

19.5. Peticiones, quejas y reclamos (PQR). Puedes presentar peticiones, quejas o reclamos por estos medios:

• Correo: [email protected], con el asunto "PQR".
• Dentro de la aplicación: Configuración > Contacto y versión > Nuevo ticket.

Responderemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recibo. Si tu PQR se refiere a datos personales, aplican los plazos de la Política de Tratamiento de Datos.

19.6. Superintendencia de Industria y Comercio. Si consideras que vulneramos tus derechos como consumidor o como titular de datos personales, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en www.sic.gov.co.

19.7. Divisibilidad. Si alguna cláusula se declara nula o ineficaz, las demás siguen vigentes.

19.8. Acuerdo completo. Estos Términos, junto con los documentos de la sección 1.6, constituyen el acuerdo completo entre la Empresa y CountFile sobre el Servicio, y prevalecen sobre cualquier comunicación anterior. Los textos publicitarios del sitio no modifican estos Términos, pero CountFile cumplirá lo que ofrezca en ellos conforme a la Ley 1480 de 2011.

19.9. Versiones.