Nómina electrónica: quién está obligado y cuándo se transmite
Si tienes empleados y declaras renta, transmites a la DIAN un documento por empleado cada mes, dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente. Sin él, el gasto de nómina puede no ser deducible en tu renta.
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| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Quién? | Empleadores contribuyentes de renta con pagos laborales, desde 1 empleado |
| ¿Cuántos documentos? | Uno por empleado al mes (las quincenas van juntas) |
| ¿Cuándo? | Primeros 10 días hábiles del mes siguiente |
| ¿Si se envía tarde? | Antes de presentar la renta donde se deduce el gasto |
| ¿Cómo se corrige? | Con una nota de ajuste |
| ¿Y los contratistas? | No van: llevan factura o documento soporte |
Qué va en cada documento
Devengados
Salario, auxilio de transporte, horas extra y recargos, comisiones, bonificaciones, vacaciones, prima y cesantías pagadas en el mes.
Deducciones
Aportes a salud y pensión del empleado, fondo de solidaridad, retención en la fuente, préstamos y otros descuentos.
Datos del empleado
Documento, contrato, salario, cuenta de pago y periodo trabajado.
Datos del empleador
NIT, numeración autorizada de nómina y el CUNE que asigna la validación.
Antes de la primera transmisión
- Registrarte en el servicio de nómina electrónica de la DIAN.
- Asociar el software (propio, de un proveedor o el gratuito de la DIAN).
- Superar el set de pruebas de habilitación.
- Tener el certificado de firma digital (el mismo de la factura electrónica sirve).
Actualizada el 16 de octubre de 2026. Revisada por un contador público el 17 de octubre de 2026. Es información general: confirma tu caso con tu contador.
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado a la nómina electrónica?
Todo empleador que sea contribuyente de renta y haga pagos laborales, desde el primer empleado. También aplica a los pagos a pensionados a cargo del empleador.
¿Cuál es el plazo para transmitirla?
Dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al mes en que se hicieron los pagos, sin importar si pagas por semana, quincena o mes.
Si pago por quincenas, ¿transmito dos documentos?
No. Se transmite un documento por empleado al mes, que suma todos los pagos de ese mes.
¿Qué pasa si la transmito tarde?
Según la doctrina de la DIAN, puede transmitirse después del plazo, pero debe hacerse antes de presentar la declaración de renta en la que se va a deducir ese gasto; si no, el gasto puede no ser deducible.
¿Los contratistas van en la nómina electrónica?
No. A un contratista por prestación de servicios lo soporta su factura o, si no está obligado a facturar, el documento soporte.
¿Cómo se corrige un documento ya transmitido?
Con una nota de ajuste que reemplaza o elimina el documento original.
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